Порядок систематизации учета и ведения правовой документации

Порядок систематизации учета и ведения правовой документации

Генеральный директор

ООО «Сурков и Партнёры»

«29» июня 2016 г.

_________/Сурков Я.И.

Должностная инструкция

Ведущего юриста

Общие положения

1.1. Ведущий юрист (далее — "Работник") относится к служащим;

1.2. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности ведущего юриста, права, обязанности работника, ответственность, условия работы, взаимоотношения Работника, критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности и непосредственно на рабочем месте в Обществе с ограниченной ответственностью «Сурков и Партёры» (далее — Общество);

1.3. Работник назначается на должность и освобождается от должности приказом Общества в установленном действующим трудовым законодательством порядке;

1.4. Работник подчиняется непосредственно Генеральному директору и Руководителю юридического центра;

1.5. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное юридическое образование;

1.6. Работник должен знать:

1.6.1. Нормативные и методические материалы, регламентирующие производственно-хозяйственную деятельность Общества;

1.6.2. Арбитражное процессуальное, гражданское процессуальное право, основы уголовно-процессуального права;

1.6.3. Гражданское, предпринимательское, коммерческое, административное, трудовое, финансовое, налоговое, иные отрасли законодательства РФ;

1.6.4. Порядок систематизации, учета и ведения правовой документации с использованием современных информационных технологий;

1.6.5. Экономику и организацию производства, труда и управления.

1.6.6. Кодекс корпоративного поведения, основы международного корпоративного законодательства; 1.6.7. Порядок урегулирования корпоративных конфликтов; 1.6.8. Организацию и порядок ведения переговоров;

1.6.9. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

1.6.10. Профиль, специализацию и особенности структуры общества;

1.6.11. Порядок заключения и оформления хозяйственных договоров, коллективных договоров, тарифных соглашений;

1.6.12. Этику общения с государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами;

1.6.13. Структуру государственных органов, органов местного самоуправления, судебных органов;

1.6.14. Правила и нормы охраны труда;

1.6.15. Правила по производственной санитарии и противопожарной безопасности;

1.6.16. Правила внутреннего трудового распорядка;

1.6.17. Требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ, к рациональной организации труда на рабочем месте.

Должностные обязанности

Осуществляет методическое руководство правовой работой, оказывает правовую помощь в подготовке и оформлении различного рода правовых документов.

2.2. Подготавливает материалы о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции, нарушении экологического законодательства и об иных правонарушениях для передачи их в арбитражный суд, следственные и судебные органы, осуществляет учет и хранение находящихся в производстве и законченных исполнением судебных и арбитражных дел.

2.3. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности имущества Общества.

2.4. Проводит анализ и обобщение результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, практики заключения и исполнения хозяйственных договоров с целью разработки предложений об устранении выявленных недостатков и улучшении хозяйственно-финансовой деятельности Общества.

2.5. В соответствии с установленным порядком оформляет материалы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности.

2.6. Принимает участие в работе по заключению хозяйственных договоров, проведении их правовой экспертизы, разработке условий коллективных договоров и отраслевых тарифных соглашений, а также рассмотрении вопросов о дебиторской и кредиторской задолженности.

2.7. Подготавливает совместно с другими подразделениями предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов и других нормативных актов Общества.

2.8. Ведет работу по систематизированному учету и хранению действующих законодательных нормативных актов, производит отметки об их отмене, изменениях и дополнениях, подготавливает справочную документацию на основе применения современных информационных технологий и вычислительных средств.

2.9. Осуществляет информирование работников Общества о действующем законодательстве и изменениях в нем, ознакомление должностных лиц Общества с нормативными правовыми актами, относящимися к их деятельности.

2.10. Консультирует работников Общества по организационно-правовым и другим юридическим вопросам, подготавливает заключения, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.

2.11. Обоснование и принятие решений в пределах своих должностных обязанностей, а также совершение действий, связанных с реализацией правовых норм;

2.12. Предупреждение, пресечение, выявление, раскрытие и расследование правонарушений;

2.13. Осуществление предупреждения правонарушений, выявляние и устранение причин и условий, способствующих их совершению;

2.14. Осуществление правовой экспертизы документов, в том числе выявление в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции;

2.15. Выявление и анализ коррупционного поведения, а также содействие в его пресечении;

2.16. Представление Общества и клиентов Общества в судах, выступая в качестве представителя истца, ответчика, заявителя, подготовка исковых заявлений, заявлений, жалоб, ходатайств и иных документов и материалов для разрешения дела в суде;

2.17. Осуществление разработки учредительных документов;

2.18. Осуществление: проверки соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера;

2.19. Проведение договорной работы: определения форм договорных отношений; разработка проектов договоров; проверка соответствий законодательству проектов договоров, обеспечение нотариальным удостоверением или государственной регистрацией отдельных видов договоров;

2.20. Ведение претензионной работы: обеспечение учета претензий, их рассмотрение; подготовка ответов на поступившие претензии и принятие проектов решений об удовлетворении или отказе в удовлетворении поступивших претензий;

2.21. Участие в разработке документов, касающихся вопросов обеспечения сохранности собственности;

2.22. Представительство в государственных органах, подготовка и направление жалоб на действия должностных лиц государственных органов;

2.23. При необходимости осуществление выездов на переговоры, а также выездов в командировки по служебным вопросам;

2.24. Соблюдение принципов этики юриста;

2.25. Стремление к саморазвитию, повышение своей квалификации и мастерства;

2.26. Работа с информацией в глобальных компьютерных сетях;

2.27. Хранение государственной, коммерческой, служебной, адвокатской, юридической и иной тайны.

Права работника

Работник имеет право на:

3.1. Изменение и расторжение договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым Российской Федерации, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, правилами внутреннего трудового распорядка, документами, содержащими государственную, служебную, коммерческую, адвокатскую, юридическую и иную тайну, и иными внутренними документами, действующими у Общества (ст.21 ТК РФ);

3.2. Предоставление ему работы, обусловленной договором, должностной инструкцией, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, правилами внутреннего трудового распорядка, документами, содержащими государственную, служебную, коммерческую, адвокатскую, юридическую и иную тайну, и иными внутренними документами, действующими у Общества (ст.21 ТК РФ);

3.3. Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, правилами внутреннего трудового распорядка, документами, содержащими государственную, служебную, коммерческую, адвокатскую, юридическую и иную тайну, и иными внутренними документами, действующими у Общества(ст.21 ТК РФ);

3.4. Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы (ст. 21 ТК РФ);

3.5. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков (ст.21 ТК РФ);

3.6. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте (ст.21 ТК РФ);

3.7. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации (ст.21 ТК РФ);

3.8. Объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов (ст.21 ТК РФ);

3.9. Участие в управлении Обществом в предусмотренных Трудовым законодательством Российской Федерации, иными федеральными законами формах (ст.21 ТК РФ);

3.10. Проведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора (ст. 21 ТК РФ);

3.11. Защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами (ст. 21 ТК РФ);

Читайте также:  Свидетельство о рождении после установления отцовства

3.12. Разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым законодательством Российской Федерации, иными федеральными законами (ст.21 ТК РФ);

3.13. Возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым законодательством Российской Федерации, иными федеральными законами (ст. 21 ТК РФ);

3.14. На обязательное социальное и медицинское страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами (ст. 21 ТК РФ);

3.15. Ведение самостоятельной переписки с государственными, муниципальными и судебными органами по правовым вопросам;

3.16. Представительство в установленном порядке Общества в органах государственной власти, иных учреждениях и организациях по юридическим вопросам;

3.17. Подача отдельным специалистам обязательных для исполнения указаний;

3.18. Ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;

3.19. Представление предложений по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

3.20. В пределах своей компетенции, сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

3.21. Запрашивание через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

3.22. Требование от Общества оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Обязанности работника

4.1. Работник обязуется подчиняться Руководителю Юридического центра и Генеральному директору;

4.2. Добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, должностной инструкцией, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, документами, содержащими государственную, служебную, коммерческую, адвокатскую, юридическую и иную тайну, а также иными внутренними документами, действующими у Общества (ст. 21 ТК РФ);

4.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка (ст. 21 ТК РЫ);

4.4. Соблюдать трудовую дисциплину (ст.21 ТК РФ);

4.5. Соблюдать требования инструкции противопожарной безопасности;

4.6. Соблюдение правил требований по охране труда и обеспечению безопасности труда (ст.21 ТК РФ);

4.7. Бережное отношение к имуществу Общества (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у Общества, если Общество несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников (ст.21 ТК РФ);

4.8. Незамедлительное информирование Общества о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества Общества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у Общества, если Общество несет ответственность за сохранность этого имущества) (ст.21 ТК РФ);

4.9. Соблюдение относящихся к его деятельности локальных нормативных актов и иных внутренних документов, принятых у Общества;

4.10. По распоряжению Общества совершать поездки в служебные командировки на территории России и за рубежом. Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы;

Бесплатная консультация
Навигация
Федеральное законодательство

Действия

  • Главная
  • ПРИКАЗ МВД РФ от 03.10.97 N 642 (ред. от 13.08.2003) "О МЕРАХ ПО РЕАЛИЗАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОТ 13 АВГУСТА 1997 Г. N 1009"
Наименование документ ПРИКАЗ МВД РФ от 03.10.97 N 642 (ред. от 13.08.2003) "О МЕРАХ ПО РЕАЛИЗАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОТ 13 АВГУСТА 1997 Г. N 1009"
Вид документа приказ, инструкция, классификатор, перечень, положение, правила
Принявший орган мвд рф
Номер документа 642
Дата принятия 01.01.1970
Дата редакции 13.08.2003
Дата регистрации в Минюсте 01.01.1970
Статус действует
Публикация
  • В данном виде документ опубликован не был
Навигатор Примечания

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ СИСТЕМАТИЗИРОВАННОГО УЧЕТА НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Систематизированный учет нормативных правовых актов в органах внутренних дел ведется в целях получения сотрудниками полной и точной информации о законодательных и подзаконных нормативных актах.

Далее — "систематизированный учет".

2. Систематизированный учет включает в себя комплектование правового фонда, индексирование, заполнение учетных карточек, поддержание актов и картотек в контрольном состоянии, хранение фонда в порядке, обеспечивающем оперативность, удобство поиска и режим секретности, выдачу своевременной и достоверной правовой информации.

3. Систематизированный учет в органах внутренних дел осуществляется:

— в масштабе центрального аппарата МВД России — Правовым управлением Главного штаба;

— в главных управлениях, управлениях МВД России — юридическими подразделениями, старшими юрисконсультами, юрисконсультами или специально выделенными сотрудниками;

— в аппаратах МВД, ГУВД, УВД, УВДТ, УВД (ОВД) 8 ГУ МВД России — юридическими подразделениями (старшими юрисконсультами, юрисконсультами) ;

— в горрайлинорганах, учреждениях, организациях и предприятиях органов внутренних дел — юрисконсультами или специально выделенными сотрудниками .

Далее — "юридическое подразделение (сотрудник)".

4. После регистрации правовых актов и официальных юридических изданий в секретариате (канцелярии, аппарате Министра) их копии незамедлительно передаются в правовой фонд юридического подразделения с последующей передачей подлинника.

5. Контроль за своевременностью передачи правовых актов обеспечивается руководителем секретариата.

6. Ознакомление и работа сотрудников структурных подразделений органа внутренних дел с контрольными экземплярами правовых актов осуществляются только в помещении правового фонда.

7. Юридические подразделения (сотрудники) органов внутренних дел обязаны проверять соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях органа, а также в подчиненных органах, учреждениях, организациях, осуществлять необходимое методическое руководство работой по организации систематизированного учета на основе анализа и обобщения практики.

8. Постановке на систематизированный учет подлежат законодательные, президентские, правительственные и другие нормативные правовые акты органов государственной власти Российской Федерации, отдельные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, регулирующие деятельность органов внутренних дел, а также ведомственные нормативные правовые акты.

Наличие этих актов устанавливается по журналам регистрации секретариата, в случае необходимости они истребуются из архива и других структурных подразделений МВД России, иных федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

Регистрация поступивших актов ведется раздельно в журналах законодательных, президентских, правительственных и ведомственных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Не разрешается брать на учет правовые акты и включать их в информационный фонд без регистрации.

9. Источниками правовой информации являются официальные юридические издания, печатные издания органов государственной власти, сборники нормативных правовых актов, справочники, материалы судебной и арбитражной практики.

Источники, в которых не содержится конкретных сведений нормативного характера (учебники, пособия, популярные издания по правовым вопросам), в фонд правовой информации не включаются.

10. Не берутся на учет акты однократного действия о назначении, перемещении или освобождении от должности, награждении, присвоении званий, премировании, назначении пенсии, предоставлении льгот конкретным лицам, созыве конференций, совещаний и другие, подобные им.

11. Подлежащие учету правовые акты индексируются в соответствии с Классификатором систематизированной картотеки нормативных правовых актов в системе МВД России (Приложение 4 к Приказу). Отдельные разделы Классификатора при необходимости могут быть детализированы. При этом используются свободные последующие уровни разделов Классификатора для отражения вопросов, относящихся непосредственно к деятельности системы МВД России.

12. Учитываемому нормативному правовому акту присваивается индекс (сочетание цифр), обозначающий раздел, подраздел, пункт Классификатора, наименование которого соответствует признаку правовой информации, заключенной в акте.

13. Акт индексируется в первую очередь по содержанию в целом, затем по содержанию отдельных его частей, если их необходимо взять на учет по другим индексам Классификатора. Акт в целом может быть взят на учет и по нескольким индексам.

14. Индексы, по которым акт учтен в целом, проставляются на нижнем поле первой страницы акта.

Читайте также:  Сколько кубов леса положено каждому россиянину бесплатно

Индексы, по которым берутся на учет отдельные части акта (пункты, статьи, разделы и т.д.), проставляются на наружном поле акта против этих частей.

15. На каждый акт (часть акта) согласно проставленному на нем индексу Классификатора составляется карточка (Приложение к Инструкции).

На карточке указываются: форма акта (закон, указ, постановление и др.); наименование органа, издавшего акт; число, месяц, год и номер акта; полное название акта (основное содержание, если нет названия), официальное юридическое издание, его наименование, год издания и номер.

В специальной графе в левом углу карточки помещается индекс, по которому индексирован акт.

16. Карточки размещаются в картотеке в соответствии с указанными на них индексами по разделам и подразделам Классификатора в строго хронологическом порядке.

Разделы и подразделы Классификатора разделяются карточками-разделителями, которые должны быть несколько выше учетных. На карточках-разделителях указываются индекс и наименование раздела и подраздела. Индексы разделов указываются также на картотечных ящиках.

17. Бланки для карточек изготавливаются типографским способом из плотной бумаги различных цветов соответственно форме издаваемого акта.

18. Массив правовой информации и систематизированная картотека хранятся в одном помещении и в порядке, обеспечивающем их сохранность, режим секретности и удобство пользования.

Для этих целей выделяется отдельное помещение, специально оборудованное охранной сигнализацией, а также барьером, отделяющим место расположения информационного массива от посетителей.

Массив правовой информации и картотека находятся в распоряжении юридического подразделения (работника).

19. Нормативные правовые акты, в том числе с грифом "Для служебного пользования" и секретные, подлежат учету и хранению в соответствии с установленным в органах внутренних дел порядком.

20. Акты группируются по годам, подшиваются или переплетаются в отдельные тома, которые нумеруются. На акты, содержащиеся в томе, составляются описи. Опись актов располагается в самом начале тома.

Законодательные, президентские, правительственные и другие нормативные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации подшиваются или переплетаются отдельно от ведомственных.

21. Тома на полках помещаются раздельно по видам актов, согласно хронологии, порядковым номерам актов и томов.

22. Юридические издания переплетаются по годам и помещаются на отдельных полках с указанием на корешках томов их наименований и года издания.

23. Информационный массив, систематизированная картотека и классификатор постоянно поддерживаются в рабочем состоянии путем своевременного исправления допущенных ошибок, переплетения пришедших в негодность томов актов, подклеивания порванных листов, уточнения классификатора и т.п.

При этом следует учитывать, что допущенные в тексте ошибки подлежат исправлению с указанием основания для исправления.

24. Все нормативные правовые акты, взятые на учет в правовом фонде, поддерживаются в контрольном состоянии.

25. В текст контрольных экземпляров нормативных правовых актов вносятся отметки об их изменении, дополнении, распространении, продлении или сохранении, признании актов (статей, пунктов, абзацев) утратившими силу.

Если в правовом фонде нет акта, к которому относятся такие указания, то против соответствующей части (пункта) вновь изданного акта делается отметка: "В ф. нет".

При последующем получении этого акта он индексируется, на него составляется карточка и вносятся все необходимые отметки. В правовом документе, где упоминался отсутствующий акт, слова "В ф. нет" зачеркиваются.

26. Контрольные отметки должны точно отражать формулировку нормы акта, его вид, дату, номер и источник, в котором он находится.

27. Для обеспечения единообразия в контрольной отметке допускаются следующие сокращения:

акт утратил силу — "у. с.";

частично утратил силу — "ч. у. с.";

новая редакция — "нов. ред.";

распространено в части — "част. распр.";

исключены слова — "искл. слова";

заменены слова — "замен. слова";

акт дополнен — "доп.";

Сокращается также наименование вида акта и источников их опубликования.

28. Акт (часть акта) с отметкой о признании утратившим(ей) силу перечеркивается прямой чертой по диагонали текста.

Если признание акта (части акта) утратившим(ей) силу поставлено в зависимость от наступления определенного условия, то он не перечеркивается, а в него вносятся лишь отметки с указанием соответствующего условия.

29. В случае, когда во вновь принятом акте дается новая редакция ранее принятого акта (части акта), то прежняя редакция акта (части акта) перечеркивается и делается ссылка на дату и номер вновь принятого акта.

30. Если во вновь принятом акте содержится указание о признании утратившим(ей) силу, изменении, дополнении или распространении акта (части акта) в редакции другого акта, то отметка вносится как в первоначально изданный акт, так и в акт, в котором приведена новая редакция.

31. При наличии во вновь принятом акте предписания:

а) об исключении из текста отдельных слов или цифр — ранее принятый акт в этой части перечеркивается прямой линией, но так, чтобы его можно было прочитать;

б) о замене слов или цифр — новые слова или цифры вносятся в текст акта, а ранее предусмотренные перечеркиваются прямой линией;

в) о сохранении и продлении действия временного акта на определенный срок — на акте обязательно указывается срок, на который продлено или сохранено его действие.

32. Отметка "см." вносится в действующие акты в случаях:

а) ссылки во вновь принятом акте на другой ранее изданный акт; издания акта в соответствии с ранее принятым актом;

б) имеющегося в акте указания "в порядке", "применительно к порядку", "в порядке и на условиях", "в размерах и на условиях" и т.д.;

в) содержания в актах поручений об издании, или утверждении других правовых актов, или о внесении предложений об изменении действующих;

г) издания актов, подготовленных во исполнение поручений, содержащихся в ранее изданных актах.

33. Все отметки в контрольные экземпляры должны вноситься чернилами или специально изготовленными штампами.

Контрольные отметки ко всему акту в целом производятся на верхнем поле первой страницы, а при большом количестве отметок — на отдельной вклейке. Контрольные отметки к статьям, пунктам делаются на полях напротив соответствующей части акта.

34. В актах, на основании которых делаются отметки, подчеркивается предписание о признании утратившими силу, дополнении, изменении, распространении, продлении (сохранении) срока действия акта, а также дата и номер изданного акта, что свидетельствует о внесении соответствующей отметки в ранее принятый акт.

35. В нормативных актах МВД России, МВД, ГУВД, УВД, УВДТ, УВД (ОВД) 8 ГУ, изданных совместно с федеральными органами исполнительной власти и организациями, подчеркиваются дата и номер, присваиваемые соответствующим органом внутренних дел.

В составляемых на эти акты карточках также подчеркиваются указанные дата и номер.

Приложение
к Инструкции о порядке ведения
систематизированного учета
нормативных правовых актов
в органах внутренних дел
Российской Федерации

ОБРАЗЦЫ
ЗАПОЛНЕНИЯ СИСТЕМАТИЗИРОВАННЫХ КАРТОЧЕК

Приложение 4
к Приказу МВД России
от 3 октября 1997 г. N 642

Самым простейшим учетом руководящих документов на предприятии, ведомстве или другом хозяйствующем субъекте является регистрация реквизитов. Для этого в организациях создаются и ведутся ответственными лицами специальные журналы. Физические регистры учета позволяют в любой момент времени обратиться к номеру того или иного документа, узнать его краткое содержание и уточнить место хранения. В статье расскажем про порядок учета нормативных документов в лаборатории и на предприятии.

Что могут определять нормативные документы:

  • Общий порядок выполнения распоряжений, требований и положений;
  • Функциональные обязанности отдельных работников, подразделений. Уровень ответственности;
  • Алгоритм систематизации и последующей реализации проектов, неотрывно связанных с технологическими процессами;
  • Спецификацию любой организации.
Читайте также:  Пмт что это такое в строительстве

Учет нормативных документов на предприятии

Деятельность по систематизации правоустанавливающих актов подразумевает их сбор, хранение, учет и, конечно же, поддержание в подконтрольном состоянии. Собственно, регистрация с дальнейшим упорядочиванием реквизитов документа не влияет на содержание законодательной базы, но позволяет разграничивать актуальные и неактуальные нормы для применения в практической деятельности. Читайте также статью: → “Особенности налогового и бухгалтерского учета на крупном предприятии».

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Особенное значение имеет системность при хранении актов для учреждений, чья деятельность связана с высокой ответственностью в момент принятия решений.

К таким относятся бухгалтерии предприятий, юридические и нотариальные конторы, а также органы прокуратуры и суды. Регистрация облегчает не только обращение сотрудников к нормативам по мере необходимости, но и издание справок по запросам сторонних организаций и контролирующих органов.

Необходимость ведения учета нормативных документов на предприятиях:

  • Обеспечение возможности проведения подготовительных мероприятий и экспертной оценки проектов договоров, законодательных актов (приказов или распоряжений);
  • Доступ, в том числе и ограниченный, для сотрудников предприятия;
  • Обоснованное принятие решений на основе действующих (актуальных) редакций существующих документов;
  • Создание основы для проведения правовой экспертизы комиссией организации, в том числе для организации и ведения управленческого учета.

Что нужно для поддержания системы контроля в рабочем состоянии

Работоспособность учета нормативных документов заключается в проведении целого ряда мероприятий, которые позволят содержать в порядке системность правоустанавливающих актов. Первый этап работ включает в себя приобретение (доставку по электронным каналам связи) соответствующих актов в организацию, их хранение (в том числе в виде файлов).

Второе направление, которое отрабатывается делопроизводством, это издание подзаконных актов, которые учитывают специфику предприятия и являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками.

Не менее ответственной задачей к исполнению является внедрение утвержденных к действию документов к исполнению в хозяйствующем субъекте. Последнее мероприятие включает в себя не только организацию системы доведения актов до ответственных исполнителей, но и обеспечение каждого работника (место работы) актуальным руководством к действию.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как организуется учет нормативных документов в лаборатории

Стандарт работы с руководящими документами в сфере испытательного комплекса во многом основывается на системе управления документацией. Качество организации документооборота позволяет не только судить об обязательном соблюдении требований нормативных документов, но и о наличии действующей методологии учета, которая включает:

  • Правила, согласно которым в лаборатории утверждается и принимается в дальнейшем к учету поступающая документация;
  • Регламент ознакомления штатных сотрудников с содержанием руководящих актов;
  • Правила, которые предписывают порядок действий при обращении с нормативными документами. Это касается создания резервных копий, заключение в файлы с возможностью последующего восстановления;
  • Действующий порядок обновления документов, регламентирующих деятельность штатных лаборантов (стажеров и практикантов), согласно которому все поступающие акты сравниваются с уже имеющимися. По результатам сверки правовая база приводится в актуальное состояние. При необходимости в ранее учтенные документы вносятся соответствующие изменения;
  • Систему, согласно которой в делопроизводстве испытательного комплекса организуется хранение, в том числе архивное, нормативной документации. Комплекс мер включает разработанную и доведенную до сотрудников инструкцию;
  • Все документы, которые хранятся в лаборатории, должны быть разграничены по следующим категориям:
  • Законные акты;
  • Внутренние распорядительные документы;
  • Внешние инструкции, которые были разработаны за пределами лабораторий, например, вышестоящие специальные регламенты;
  • Нормативы по направлению;
  • Техническая документация;
  • Справочные материалы.

В настоящее время достаточную эффективность при организации документооборота нормативных актов показывают специализированные программы, например, АСДОУ. Имея на вооружении такие приложения, можно за непродолжительное время наладить систему учета с разделением обязанностей между ответственными лицами.

Порядок регистрации нормативных документов

Проведение процедуры постановки на учет поступающих в организацию правовых актов осуществляется в соответствии с существующими инструкциями. В настоящее время имеются отраслевые приказы, согласно которым учет нормативов ведется в соответствии со спецификой конкретного предприятия.

Для решения вопроса в общем порядке следует пользоваться действующими положениями методических рекомендаций ГОСТа Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Учет нормативных документов на предприятиях проводится в несколько стадий:

Стадия учета нормативного документа Пояснения
Проводится проверка документа на «нормативность» По умолчанию, любой документ, попавший в организацию, не может быть признан нормативным. По этой причине, в отношении такого акта проводится предварительная экспертиза на предмет соответствия его содержания терминологии, техническим нормам и другим параметрам. После этого документу присваивается соответствующий статус или гриф.
Определяется комплектность документа Состав документа:
  • Должны быть в наличии все листы и приложения;
  • Паспорт нормативного документа;
  • Наличие отметок о проведении правовой экспертизы по направлениям;
  • Присутствие реквизита (отметки) о том, что содержание Закона утверждено уполномоченными на то должностными лицами.
Оценивается корректность оформления Проверяется соответствие попавшего под регистрацию нормативного документа правилам оформления. Устанавливается период действия документа Особое внимание в указах и нормах уделяется сроку их действия. Если рекомендации носят временный характер, это отражается в карточке документа. По достижении установленного времени, документ теряет свою актуальность, что должно быть либо доведено до соответствующих исполнителей, либо производится замена на вновь вышедший регламент.

Основные требования к учету нормативных документов излагаются в учетной политике предприятия. Обычно в ней прописывается, где, как и кем издаются и ведутся журналы регистрации нормативных документов. Читайте также статью: → “Учетная политика организации».

Под регистрацией в общем смысле понимается процесс записи учетных данных о принятых к руководству документов в организации согласно установленному порядку (форме). В качестве основных регистрационных данных правовых актов используются факты получения, последующей отправки по назначению или создания такового.

Стандартная форма журнала учета нормативных документов включает такие позиции, как порядковый номер, дата издания распоряжения, наименование издания, его регистрационный номер и необходимое для использования ответственными лицами примечание.

С одной стороны, кажется, что организация и контроль бизнес-процессов, связанных с ведением учета нормативных документов, затрагивает слишком большое количество исполнителей. С другой, умелое управление систематизацией позволит не только минимизировать отвлечение штатных работников на выполнение определенных обязанностей по регистрации, но и высвободит дополнительные ресурсы при оформлении ответов на внешние запросы.

Пример заполнения журнала учета нормативных документов

Журнал на предприятии допускается вести в электронном или бумажном виде. Предприятие само устанавливает удобный формат ведения регистрационного учета поступающей нормативной документации. В случае, когда законодательством не установлены типовые формы, можно разработать свой удобный бланк, который будет включать достаточный набор реквизитов.

Как правило, для регистрации применяется табличная часть, в которой предусматривается необходимо число граф, среди них можно выделить следующие:

  • Порядковый номер записи (строки таблицы);
  • Учетный номер документа;
  • Обозначение документа;
  • Его наименование;
  • Последующие поправки и изменения документа;
  • Число экземпляров;
  • Примечания для отражения поясняющих записей.

При необходимости журнал можно дополнить нужными графами в зависимости от потребностей конкретного предприятия, специфики его деятельности, а также виде регистрируемых нормативны документов. Читайте также статью: → “Скачать образец приказа по учетной политике».

Ссылка на основную публикацию
Получить лицензию на мед деятельность
Лицензирование — это процедура приобретения разрешения на отдельные виды работ. Цели и задачи данных мероприятий определены в ст. 2 ФЗ...
Письмо о снятии обременения с недвижимости
Принимая решение о покупке жилья на первичном рынке потребители могут быть уверены в том, что в обозримом будущем у них...
Письмо об увеличении арендной платы образец
В большинстве случаев, принято, что арендодатель занимает более выигрышную сторону, чем арендатор по договору аренды. Например, арендодатель имеет право на...
Получить рабочую визу в латвии
Латвия — небольшое прибалтийское государство на северо-востоке Европы, входящее в состав Европейского Союза. Около четверти населения Латвийской Республики — русские,...
Adblock detector