Внешний аудит смк организация и порядок проведения

Внешний аудит смк организация и порядок проведения

Þ Организация проведения аудитов СМК

В общем случае организация проведения аудита СМК включает ряд элементов (этапов), основными из которых являются следующие:

организация аудита;

подготовка к аудиту;

проведение предварительного совещания;

проведение аудита;

проведение заключительного совещания;

оформление отчёта (акта) по результатам аудита.

В общем виде общая структура организации и проведения аудита СМК приведена ниже

Ü Организация проведения аудита СМК

Организация проведения аудита СМК включает в себя:

назначение руководителя аудиторской группы;

определение целей, области и критериев аудита;

формирование аудиторской группы.

Назначение руководителя аудиторской группы, как правило, осуществляется приказом или распоряжением руководителя предприятия.

Руководитель аудиторской группы изучает особенности предстоящей проверки (по программе аудитов СМК на год), определяет цели, область и критерии предстоящего аудита, а также готовит предложения по формированию аудиторской группы с учётом особенностей предстоящего аудита СМК.

Особенности аудита СМК: подразделения (должностные лица), виды деятельности, процессы СМК, подвергаемые аудиту, цели, критерии, сроки и объём аудита, нормативные документы, требования которых необходимо учитывать при аудите и т.п.

Ü Подготовка к внутреннему аудиту СМК

Этот этап предусматривает следующие основные виды работ:

составление плана аудита СМК;

распределение работ в аудиторской группе;

подготовка рабочей документации к проведению аудита СМК.

После формирования аудиторской группы её руководитель разрабатывает проект плана предстоящего аудита СМК. В плане указываются:

· сроки и место проведения аудита;

· проверяемые подразделения, должностные лица, процессы и т.д.;

· цели и критерии аудита;

· состав аудиторской группы;

· нормативные документы, на соответствие которым будет проводиться аудит;

· временной график проведения аудита с распределением группы аудиторов по проверяемым участкам и т.д.

Распределение аудиторов по участкам (видам деятельности, процессам), подлежащим аудиту, осуществляется руководителем аудиторской группы. При этом он учитывает личные качества аудиторов, образование, подготовку, навыки и опыт работы каждого из аудиторов.

Проект плана доводится до проверяемых подразделений (должностных лиц), подписывается руководителем аудиторской группы и утверждается руководством предприятия.

Утверждённый план является основанием для подготовки аудиторской группы и проверяемого подразделения (должностного лица) к предстоящему аудиту СМК.

В целях наиболее полного охвата всех вопросов, подлежащих выяснению при аудите и оптимизации проведения аудита, аудиторами могут готовиться и использоваться вопросники (чек-листы). Они включают в себя перечень требований нормативных документов (ГОСТов, стандартов предприятия, Руководства по качеству, положений, инструкций), подлежащих применению в подразделении. Также при подготовке к аудиту СМК аудиторская группа может предварительно изучить материалы предыдущих аудитов, проведённых в данном подразделении и подготовить рабочую документацию для проведения аудита СМК.

Руководитель аудиторской группы собирает специалистов, осуществляющих аудит СМК, и знакомит их с объемом, сроками и особенностями его проведения.

Руководитель проверяемого подразделения (должностное лицо) готовит необходимые документы, извещает сотрудников своего подразделения о предстоящем аудите.

Ü Проведение предварительного совещания

Руководитель аудиторской группы совместно с руководителем проверяемого подразделения (должностным лицом) проводит предварительное совещание, на котором рассматриваются все организационные вопросы (уточняется время аудита, до проверяемых должностных лиц доводятся цели, критерии и объём аудита СМК).

Ü Проведение аудита

Общая блок-схема проведения аудита СМК приведена ниже

В ходе проведения аудита СМК аудиторы собирают необходимую информацию и данные (свидетельства аудита), которые позволят оценить соответствие СМК критериям аудита и сделать обоснованные выводы.

Свидетельства аудита собираются из различных источников информации путем опроса персонала подразделений, экспертизы документов, наблюдения за выполнением деятельности, анализа первичных носителей информации (записи СМК, протоколы, акты, заключения об экспертизах и т.д.).

Источники информации

Основными источниками информации для аудита СМК являются:

персонал предприятия;

практическая (производственная) деятельность персонала, текущее состояние окружающей производственной среды и условий paботы;

документы (политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешительные документы, спецификации, чертежи, контракты и заказы);

записи (протоколы) проверок, протоколы совещаний, отчёты (акты) по предыдущим аудитам, записи по мониторингу и результаты измерений;

итоговые данные, показатели анализа и результативности СМК;

отчеты, источниками которых могут быть, например, обратная связь от потребителей, другая соответствующая информация, получаемая извне, оценки поставщиков;

компьютеризованные базы данных и web-сайты и т.д.

Информация, собранная в ходе опроса, должна быть проанализирована (верифицирована) на адекватность (достоверность) и проверена путём сравнения с информацией по этому же вопросу, полученной из других независимых источников (наблюдения, документы, отчеты, свидетельства, полученные другими аудиторами и т.д.).

Вся информация, указывающая на возможность несоответствия, фиксируется аудитором независимо от того, входит она в перечень контрольных вопросов или нет.

В конце каждого дня аудита СМК руководитель аудиторской группы проводит с аудиторами закрытое совещание, на котором обсуждаются и анализируются данные (предварительные выводы), полученные в ходе аудита СМК.

Для получения выводов аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита. Выводы аудита указывают на соответствие или несоответствие критериям аудита. Если это определено целями аудита, выводы аудита могут определять возможности для улучшения.

Соответствия критериям аудита должны быть обобщены с указанием мест расположения, подразделений или процессов, которые подвергались аудиту. Если это предусмотрено планом аудита, отдельные выводы аудита о соответствии и подтверждающие их свидетельства также должны быть записаны.

Читайте также:  Печать грузоотправителя в транспортной накладной

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть записаны и классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с руководителем проверяемого подразделения (должностным лицом) для подтверждения объективности свидетельств аудита.

Аудиторская группа до заключительного совещания должна:

рассмотреть выводы аудита и другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита;

согласовать заключения по результатам аудита с учетом неопределенности, присущей процессу аудита;

подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;

обсудить действия по результатам аудита, если это входит в план аудита.

Ü Проведение заключительного совещания

По окончании аудита СМК проводится заключительное совещание в проверяемом подразделении, на котором руководитель аудиторской группы:

· предоставляет для ознакомления заполненные акты о несоответствии, чтобы руководители проверяемых подразделений или ответственные должностные лица правильно поняли результаты аудита, подписали их, определили корректирующие мероприятия и согласовали сроки их устранения;

· подводит итоги аудита СМК и делает предварительные выводы (заключение) о соответствии СМК критериям аудита.

Руководители проверяемых подразделений разрабатывают корректирующие действия, назначают ответственных лиц и сроки исполнения по каждому несоответствию.

В случае если руководитель проверяемого подразделения (или ответственное должностное лицо) отказывается подписывать акты о несоответствиях, но не может предоставить необходимых доказательств, чтобы отклонить их, руководитель аудиторской группы фиксирует это в отчёте, представляя на рассмотрение руководителю предприятия.

Ü Оформление отчёта (акта) по результатам аудита

По результатам аудита СМК руководитель аудиторской группы оформляет отчёт (акт).

К отчету, как правило, прикладываются план аудита СМК и акты о несоответствиях (включая отклоненные и аннулированные).

Копии актов о несоответствиях с соответствующими подписями руководитель аудиторской группы передаёт руководителям проверенных подразделений или ответственным должностным лицам для устранения несоответствий.

Более подробно оформление отчёта (акта) по результатам аудита СМК будет изложен в следующем разделе.

Дата добавления: 2016-10-27 ; просмотров: 1133 | Нарушение авторских прав

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 17.04.2018 2018-04-17

Статья просмотрена: 2752 раза

Библиографическое описание:

Митрофанов Д. Е., Онучина А. А., Шпак Е. В., Лопатина Е. Н., Прохоров З. С. Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии // Молодой ученый. — 2018. — №15. — С. 29-32. — URL https://moluch.ru/archive/201/49379/ (дата обращения: 01.09.2019).

В данной статье рассматривается актуальный вопрос важности использования внутреннего аудита системы менеджмента качества в работе современных организаций. Раскрыто понятие внешнего и внутреннего аудита. В ходе исследования проведен обзор процесса проведения внутреннего аудита на предприятии, указаны и подробно разобраны его цели и основные этапы. Также даны рекомендации для грамотного и точного проведения этого мероприятия. В статье также приводится характеристика качеств, которые должны быть развиты у аудитора. Данная информация может помочь компании с подбором кандидатов на данную должность. Статья может быть полезной предпринимателям в разных сферах экономики для повышения конкурентоспособности и успешного функционирования организации в условиях современного рынка.

Ключевые слова: проверка, внутренний аудит, проверяемое подразделение, несоответствие, аудитор, СМК.

Обратимся к понятию аудита. Аудит качества — систематическая независимая проверка, определяющая соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным действиям. Другими словами, аудит — это проверка работы организации на соответствие заданным показателям качества. Нормативной основой для аудита являются стандарты ISO на СМК и соответствующая документация организации [1].

Для того, чтобы аудит был успешным, существует ряд требований к аудитору. Аудитор должен быть добросовестным, честным, компетентным и профессиональным во всех вопросах. Важные качества — объективность, независимость, ответственность, сохранение конфиденциальности информации [4].

Существует внешний и внутренний аудиты:

– внешний аудит: «аудит второй стороной», который проводится заинтересованными в функционировании компании сторонами (потребителями), или «аудитом третьей стороной», который выполняется органом, признанным независимым от других сторон;

– внутренний аудит (его еще называют «аудитом, проводимым первой стороной») выполняется самой организацией или физическим лицом от ее имени для внутренних целей.

Внутренний аудит как постоянная деятельность в СМК складывается из конкретных аудитов, осуществляемых в рамках определенных заданий и называемых аудиторскими проверками.

Внимание аудита должно быть сосредоточено на наиболее важных областях работы организации и, в первую очередь, на его заведомо слабых местах. По стандарту ISO необходимо наличие документированной процедуры внутреннего аудита, в которой должны быть установлены критерии оценок при аудите, области распространения проверок, частота и способы ее проведения [2].

Выполнять проверки может персонал службы качества или специально подготовленная для этих целей группа внутренних аудиторов.

Внутренние аудиты могут быть как плановыми, так и внеплановыми (их еще называют оперативными).

Плановые аудиты осуществляются по графику, который составляется на год и предусматривает охват проверкой всех подразделений организации и всех элементов системы качества. В нем указываются отделы предприятия, даты проведения аудита, элементы и темы проверок, проверяемые нормативные документы.

Внеплановые проверки совершаются по решению руководства компании [3].

Рассмотрим цели внутренних аудитов СМК в организации:

Читайте также:  Что нужно для получения родового сертификата

1) оценка эффективности функционирования СМК и определение возможностей ее оптимизации;

2) выявление несоответствий СМК существующим стандартам;

3) определение причин отклонений от нормы;

4) мониторинг успешности реализации корректирующих мероприятий по результатам аудитов предыдущих периодов [4].

В итоге, конечная цель внутреннего аудита — это проверка эффективности программ управления, осуществляемых руководящим составом.

Проверка должна всегда проводиться независимыми аудиторами, а ее результаты отражаться в отчетах и докладываться начальству. Независимость означает, что аудитор не должен проверять тот отдел, в котором он работает.

Обратимся к этапам проведения внутреннего аудита:

1) Выход локального акта о проведении внутреннего аудита СМК, назначение проверяющих;

2) Разработка плана аудита. Информирование подразделений о предстоящей проверке. План проверки готовится руководителем аудиторской группы, затем утверждается руководителем службы качества. План, в обязательном порядке, доводится до начальника проверяемого отдела, тем самым ему предоставляется возможность подготовиться к предстоящему аудиту. После этого проводится совещание по организационным вопросам, где обсуждаются цели аудита, требования к оформлению документации, обязанности, права и правила поведения для проверяющих. На нём также оговариваются сроки предоставления итоговых выводов по проверке, определяется периметр контроля для каждого аудитора. Специалистам по аудиту необходима подготовка: им следует изучить необходимые нормативные документы, подготовить перечень вопросов, выяснить итоги реализации планов корректирующих действий, наработанных по результатам прошлого аудита;

3) Организация установочного совещания с представителями подразделения — объекта аудита. На совещании происходит знакомство представителей проверяемого структурного подразделения со специалистами-аудиторами, и определяются основные вехи аудита. До проверяемого подразделения доводятся цели и объем проверки, методика, оговариваются способы коммуникаций аудиторов с проверяемыми, определяется дата подведения итогов аудита [3];

4) Непосредственно проверка. Аудиторам во время проверки следует фиксировать, а затем анализировать все свои наблюдения. После того, как вся информация собрана и обработана, команде аудиторов нужно изучить ее и представить результат, в котором будет отражено состояние проверяемого объекта, указаны несоответствия и приведен перечень необходимых рекомендаций и действий по их корректировке или устранению. При выявлении в ходе аудита любого несоответствия, нужно определить степень его влияния: значительное оно или незначительное. Значительное несоответствие — это отклонение от требований СМК, которое отрицательно влияет на качество продукции или функционирование системы менеджмента качества. Оно должно быть устранено в кратчайшие сроки. Незначительное несоответствие — это единичные случаи невыполнения стандартов СМК. Информация о несоответствиях фиксируется протокольно. Протокол подписывается двумя сторонами: проверяющей и проверяемой. В случае, если руководитель подразделения, где ведется проверка, выражает несогласие с каким-либо несоответствием, вопрос обсуждается на итоговом совещании. Если обнаружено и выявлено критическое несоответствие (которое привело или может привести к выпуску продукции, не отвечающей установленным требованиям по качеству, и требует принятия незамедлительных мер по устранению), ответственный за аудит обязан немедленно проинформировать об этом руководителя подразделения. Он должен приостановить производство и принять безотлагательные меры по устранению несоответствий (меры излагаются в протоколе несоответствий). На руководителя внутреннего аудита возлагается ответственность за обеспечение объективной, честной и полной проверки. По истечении оговоренного срока на устранение недочётов аудиторы должны проконтролировать выполнение плана корректирующих действий, основываясь на документированных доказательствах, убедиться в эффективности наработанных мероприятий, доведении их до всех заинтересованных сторон.

Выделяют следующие методы работы аудитора:

– наблюдение (констатация факта, основанная на объективном свидетельстве);

– оценивание (определение степени выполнения объектом аудита требований СМК, установленных областью проверки);

– анализ (метод детальной проверки объекта аудита);

– доказательство (данные, подтверждающие наличие или правдивость каких-либо сведений);

– опрос (метод получения первичной информации об объекте аудита в виде ответов на вопросы) [5];

5) Подведение итогов аудита. По окончании проверки (но до формирования окончательного отчета) проводится итоговое совещание двух сторон. Главная его цель — раскрыть и обсудить результаты аудита, сроки реализации мероприятий по устранению несоответствий. На совещании ведется протокол, который затем приобщается к результатам проверки. По каждому выявленному несоответствию служба, осуществляющая аудиторскую проверку, должна дать четкие пояснения, чтобы у руководства подразделения было ясное понимание существа несоответствий, их степени важности и воздействия на качество. Необходимо сделать выводы о характере несоответствий: случайны они или носят системный характер. На совещании обсуждаются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мероприятий. Главный аудитор знакомит присутствующих на совещании с заключением аудиторской группы, содержащим: обнаруженные несоответствия и замечания, выводы относительно соблюдения требований деятельности подразделения в системе качества и рекомендации по совершенствованию осуществляемой деятельности.

Разногласия по существу проверки между сторонами проверки необходимо разрешить до составления итогового отчета.

6) Формирование отчета по аудиту. Отчет направляется в отдел, где проходила проверка, и в отделы, для которых по результатам аудита вынесены рекомендации. Обязанность каждого руководителя — организовать работу по выявлению факторов, повлекших несоответствия, сформировать план корректирующих действий, осуществлять контроль выполнения этого плана и информировать подразделения, отвечающие за качество. Служба качества мониторит выполнение мероприятий и оценивает их эффективность. Если мероприятия выполнены не в полном объеме, результат их реализации оказался не в достаточной мере эффективным, то об этом составляется акт и информируется руководство компании.

Читайте также:  Почта россии отправить телеграмму с уведомлением

Информирование о результатах внутренних аудитов системы менеджмента качества должно стать обязательным элементом дня ежемесячных совещаний по качеству. Итоги аудита должны стать фундаментом для принятия руководством предприятия управленческих решений, предупреждения аналогичных несоответствий в подразделениях, где проверки еще не осуществлялись [3].

В настоящее время создание системы внутреннего аудита на предприятиях становится все более значимым и необходимым. Наиболее актуальна система на предприятиях со сложной, разветвленной структурой, имеющих множество филиалов, холдингов, региональных сетевых компаний.

Аудит СМК — это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств в форме наблюдений и их объективной оценки с целью определения степени выполнения требований ISO 9001:2008, государственных регламентов, внутренних стандартов предприятия, а также с целью оценки эффективности работы подразделения.

Целями аудита СМК являются:

  • установление соответствия или несоответствия элементов системы установленным требованиям;
  • определение эффективности СМК в подразделении;определение уровня соответствия стандартам и процедурам;
  • проверка качества предоставления услуги;
  • своевременное обнаружение и контроль проблем в подразделении;
  • обеспечение обратной связи для корректирующих мероприятий, направленных на совершенствование действующей СМК в подразделении.

Под несоответствиями в ходе аудита СМК следует понимать невыполнение требований ISO 9001:2008, государственных регламентов, а также внутренних стандартов предприятия. Несоответствия бывают существенные и несущественные. Под несущественными несоответствиями понимают небольшое отклонение от установленных требований. Под существенными несоответствиями понимают невыполнение любого из пунктов стандарта.

Найденные во время аудита СМК несоответствия являются потенциалом для улучшения системы с помощью корректирующих и предупреждающих действий.

Этапы проведения внутренней аудиторской проверки.

Подготовка документов

Для проведения аудита СМК необходимо наличие следующих документов:

  1. план аудитов на текущий год;
  2. план проведения аудита конкретного подразделения (контрольный лист) с указанием следующих пунктов:

наименование подразделения,цель и задачи аудита,список аудиторской группы,

дата и место проведения аудита,перечень документов, на соответствие которым проводится аудит,

перечень контрольных вопросов,список должностных лиц, которым должны быть направлены копии отчета об аудите.

Видеофиксация

При проведении аудита СМК возможно использование фотоаппарата. Наличие фотоаппарата является преимуществом, так как только видеофиксация позволит нам довести масштаб «беспорядка» до конечного потребителя продукта аудита СМК (как правило, руководителя). Видеофиксация помогает также избежать фальсификации и субъективизма. Фотографии нарушений с комментариями вставляются в отчет обаудите СМК. При проведении повторного аудита СМК по результатам корректирующих мероприятий фотографии, расположенные в отчете, являются определяющим наглядным фактором.

Процедура аудита СМК

Процесс проведения аудита СМК включает в себя три стадии:

  1. Предварительную проверку документации.
  2. Проверку на месте.
  3. Составление отчета по аудиту.

Предварительная проверка документации

Системная документация по обеспечению качества, по возможности, проверяется в полном объеме. До проведения основного аудита аудитор может запросить основную документацию для предварительного изучения. Сертификационные аудиты всегда проводятся с запросом основных документов в электронном виде. При этом с аудитором подписывается соглашение о конфиденциальности.Проводится анализ результатов предшествующих аудитов. Основное внимание уделяется не только несоответствиям, но и корректирующим мерам и отметкам об их выполнении.

Рис. 3. Схема проведения аудита СМК

Проверка на месте

Проверка на месте включает в себя:

  • Вводную беседу: сотрудникам подразделения поясняются цели и задачи проводимого аудита;выбираются определенные документы и элементы для более детального рассмотрения в ходе аудита.
  • Аудитные беседыс отдельными сотрудниками на их рабочих местах: проверяются предположения, сделанные при работе с документами и определяются объекты для выборочных проверок; вопросы по аудиту задаются на основе контрольных перечней.
  • Выборочные проверки, при которых проверяются: данные аудитных бесед, результаты предварительного изучения документов.
  • Заключительную беседу, в ходе которой главный аудитор: подводит основные итоги проведенного аудита;дает обоснование оценок несоответствий.

Основные пункты, на которые необходимо обратить внимание при проведении аудита:

установление основных параметров состояния и деятельности аудитируемого подразделения;

качественная оценка факторов риска, уровня соответствия стандартам;

оценка возможности соблюдения технологических параметров;

оценка системы внутреннего контроля;оценка качества предоставления услуги.

Объективные доказательства несоответствия:

основанная на фактах демонстрация различий между Руководством по качеству и связанными процедурами;

основанная на фактах демонстрация различий между стандартами и реальным выполнением процесса.

Составление отчета по аудиту

  • По завершении процедуры аудита составляется отчет, отражающий: обнаруженные несоответствия; решения о корректирующих действиях; назначение ответственных за исправление несоответствий; установление сроков исправления несоответствий.

После реализации корректирующих действий, руководитель аудитируемого подразделения информирует главного аудитора для последующего инспекционного контроля, о чем делаются дополнительные отметки в протоколе о несоответствии (отчете по аудиту).

Рис. 4. Пример отчета по аудиту

Анализ полученных результатов

Результаты аудита СМК (с учетом мер по устранению несоответствий) служат основой для регулярного анализа, оценки состояния и определения эффективности системы качества руководством организации. Сводная информация о результатах аудитов СМК, проведенных в течение года, попадает в ежегодный обзор системы управления на предприятии.

Ссылка на основную публикацию
В каком году появилась конституция рф
КОНСТИТУЦИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ(принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.)(с поправками от 30 декабря 2008 г., 5 февраля, 21 июля 2014...
Балкон относится к общему имуществу многоквартирного дома
Наличие балкона в квартире делает ее более удобной и повышает рыночную стоимость. Владельцам интересно, что из этой конструкции принадлежит им,...
Банк возрождение рефинансирование потребительских кредитов
Банк Название Ставка Сумма Условия Заявка Необеспеченный кредит (рефинансирование) Паспорт + 6 документов Возраст от 21 до 65 лет Кредиты...
В каком случае выдается дубликат птс
ПТС – это документ, который дает право распоряжаться транспортным средством. Он не входит в число документов, которые подлежат обязательной проверке...
Adblock detector